W przypadku gdy firma wykonuje odpowiedzialne konstrukcje spawane, wymagane jest przez zleceniodawców (inwestorów) lub instytucję która nadzoruje budowę, wykazanie się przez firmę posiadaniem certyfikatu systemu jakości na spełnianie wymagań określonych w normie PN-EN ISO 3834 „Wymagania jakości dotyczące spawania materiałów metalowych”. Są trzy zakresy powyższej normy, odpowiednie dla poziomu wymagań jakościowych które musi spełnić firma, tj. podstawowe wymagania jakości, standardowe wymagania jakości i pełne wymagania jakości. W odpowiednim dla przyjętego poziomu wymagań arkuszu powyższej normy są określone dokumenty i procedury systemu jakości które musi posiadać i stosować firma, oraz wskazane są wymagania dotyczące personelu produkcji oraz personelu nadzoru i kontroli, jak również materiałów, sprzętu produkcyjnego i innych nadzorowanych elementów procesu wytwarzania. Dokumentację powyższą, inżynier spawalnik danej firmy przygotowuje i przedstawia audytorowi notyfikowanej instytucji pod nadzorem której jest wykonywana procedura certyfikacji systemu jakości.

Firma wykonująca budowlane konstrukcje spawane dla których nadaje znak CE i wydaje „Deklarację właściwości użytkowych wyrobu” musi posiadać certyfikat Zakładowej Kontroli Produkcji wydany przez notyfikowaną instytucję według zasad określonych w normach serii PN-EN 1090. Aby firma mogła ubiegać się o uzyskanie powyższego certyfikatu, musi posiadać wdrożony system jakości w pracach spawalniczych, według wymagań normy PN-EN ISO 3834, lub przeprowadzić obie procedury kwalifikowania podczas jednego cyklu audytu certyfikującego oba systemy. Norma PN-EN 1090 określa dokumenty i pisemne procedury systemu ZKP które musi posiadać i stosować firma. Dokumentację powyższą, inżynier spawalnik danej firmy wraz z pełnomocnikiem ds. ZKP przygotowuje i przedstawia audytorowi notyfikowanej instytucji pod nadzorem której jest wykonywana procedura certyfikacji systemu Zakładowej Kontroli Produkcji.

Kwalifikowanie technologii spawania polega na przeprowadzeniu pod nadzorem uprawnionej instytucji notyfikowanej, procedury wykonania spawanych złączy próbnych i badania ich jakości. Działania są wykonywane zgodnie z zasadami przedstawionymi w normie PN-EN ISO 15614-1 (dla stali) i PN-EN ISO 15614-2 (dla aluminium). Przez notyfikowaną instytucję pod nadzorem której przeprowadzana jest powyższa procedura, jest wymagane przedstawienie przed przystąpieniem do wykonywania egzaminacyjnych złączy próbnych, tzw. wstępnych instrukcji technologicznych spawania (pWPS) opracowanych przez inżyniera spawalnika. Uzyskanie dokumentu WPQR wydanego przez notyfikowaną instytucję, upoważnia firmę do wykonywania odpowiedzialnych spawanych konstrukcji stalowych (aluminiowych) których budowa jest nadzorowana przez instytucje do tego wskazane w przepisach lub w wymaganiach inwestora zlecającego wykonanie konstrukcji. Firma posiada dopuszczenie do takiego rodzaju spawania (tj. m.in. metoda spawania, rodzaj spawanego materiału, grubość spawanych elementów) na jaki wystawiony jest dokument WPQR. Kwalifikowanie technologii spawania musi być przeprowadzone osobno dla rożnych gatunków materiałów, dla poszczególnych metod spawania stosowanych w danej firmie, oraz dla innych zmiennych zasadniczych procesu spawania.

Instrukcje technologiczne spawania są opracowywane na podstawie dokumentacji z procedury kwalifikowania technologii spawania (dokumentu WPQR) i dotyczą konkretnego zakresu uznania procesu spawania określonego według zakresu WPQR (według zmiennych zasadniczych procesu spawania). Na podstawie WPQR, inżynier spawalnik opracowuje szereg roboczych instrukcji WPS, odpowiednich do zastosowania podczas spawania produkcyjnego konkretnej konstrukcji i uprawniających firmę do spawania tej konstrukcji.

Wymaganie dotyczące zatrudnienia inżyniera spawalnika w firmie wykonującej kwalifikowane konstrukcje spawane, wynika z przepisów. Forma zatrudnienia może być różna. Inżynier spawalnik o odpowiednich kwalifikacjach jest niezbędny w firmie która przystępuje do uzyskania certyfikatu systemu jakości w pracach spawalniczych, według normy PN-EN ISO 3834.

Przez notyfikowaną instytucję pod nadzorem której przeprowadzana jest procedura egzaminacyjna, może być wymagane przedstawienie przed przystąpieniem do egzaminu, egzaminacyjnych instrukcji technologicznych spawania opracowanych przez inżyniera spawalnika, i określających warunki technologiczne spawania. Niezależnie od tego wymagania, kwalifikowany inżynier spawalnik jest przydatny do wskazania innych czynników i wymagań egzaminacyjnych oraz do określenia zakresu uprawnień spawacza które uzyska on w wyniku pozytywnego egzaminu, zgodnie z zapisami odpowiednich norm (np. PN-EN ISO 9606-1 „Egzamin kwalifikacyjny spawaczy. Spawanie. Stale”).